— Cosmodôme

Profil de l'organisation

Le Cosmodôme propose à ses visiteurs une expérience unique : des missions spatiales virtuelles et des parcours interactifs axés sur le thème de l’espace. En plus d’offrir des camps spatiaux destinés aux jeunes de 9 à 15 ans, le Cosmodôme organise des visites scolaires, des journées d’introduction et des événements corporatifs. Annuellement, c’est près de 135 000 personnes qui visitent les installations de l’organisation. En saison haute, près de soixante employés travaillent au Cosmodôme: cadres, personnel administratif, animateurs de camp de jour, spécialistes, etc. Afin d’augmenter l’accessibilité à leurs activités, le Cosmodôme a mis sur pied sa propre Fondation dont la mission est de permettre aux jeunes provenant de milieux défavorisés de se familiariser avec les sciences de l’espace.

LE DÉFI

Au cours des dernières années, le Cosmodôme procédait à l’inscription manuelle de leurs participants. Les parents des campeurs devaient télécharger un formulaire PDF à partir du site Web, le compléter, puis le retourner par la poste, par courriel ou par télécopieur. Ensuite, l’équipe administrative devait compiler les inscriptions. Cette opération fastidieuse engendrait de nombreux problèmes pour le personnel : difficultés à lire les formulaires, nécessité de contacter par téléphone les participants pour valider l’exactitude de leurs réponses. Un nombre d’heures interminable était perdu à gérer des formulaires incomplets et à saisir des données.

Travail manuel interminable

Le travail manuel ne s’arrêtait pas là ; le personnel administratif devait ensuite créer les listes de présence à partir d’Excel, en prenant bien soin d’y ajouter les informations médicales pertinentes telles que les allergies, maladies et informations d’urgence. Une fois l’inscription complétée, les responsables devaient transmettre par courriel une copie du contrat aux participants afin de confirmer leur inscription. La période d’émission des relevés d’impôt engendrait également des maux de tête pour toute l’équipe : configurer, imprimer, plier et envoyer par la poste tous les documents aux participants n’étaient pas une partie de plaisir! Le temps consacré aux tâches manuelles augmentait sans cesse puisque les inscriptions aux activités du Cosmodôme connaissent une croissance significative année après année. Il était temps que ça change !

La Solution

Julie, la responsable de l’animation et des activités culturelles du Cosmodome et son équipe considèrent alors l’inscription en ligne afin de réduire les tâches à faible valeur des employés et de faciliter les opérations administratives.

Un membre de l’organisation du Cosmodôme suggère alors l’adoption du logiciel Amilia, une plateforme Web qu’il utilise déjà pour procéder à l’inscription de ses enfants au hockey. Après des recherches sommaires, l’équipe du Cosmodôme réalise la popularité de cette plateforme au Québec. Suite à une rencontre avec un représentant Amilia, Julie constate que la plateforme possède les caractéristiques nécessaires pour simplifier les opérations du Cosmodôme : inscriptions en ligne, production de rapports détaillés, émission des relevés 24, réalisation de listes de présence, création de fiches médicales et de listes de contacts en cas d'urgence.

Si vous êtes intéressé à savoir comment SmartRec pourrait vous aider, vous et votre organisation, à réussir comme il a aidé Cosmodôme, il suffit de contacter notre équipe. Nous serions ravis d'en discuter avec vous !